Coronavirus: les meilleurs outils technologiques pour que vous puissiez travailler de la maison et des enfants

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Le coronavirus nous fait envisager différents scénarios. Et si je dois travailler à domicile? Quelle est la meilleure façon de s’assurer que nos produits et services parviennent toujours à nos clients? Comment puis-je arrêter de voyager pour visiter les clients? Que feront les enfants pour maintenir leurs notes si une rupture se produit dans leur école?

Ce que tout le monde veut aussi savoir sur le coronavirus est le suivant: combien de personnes, de pays et de villes en souffrent et à quelle vitesse se propage-t-il? Pour des faits simples, visitez la carte mondiale en ligne gratuite et interactive de l’Université Johns Hopkins. Appuyez ou cliquez ici pour voir le nombre actuel de cas de virus, où ils se trouvent et le statut des personnes infectées.

S'il y a une doublure argentée, les outils technologiques existants permettent de nombreux aspects de notre vie quotidienne continue malgré la crise. Examinons votre vie professionnelle, puis les enfants à la maison.

Commencez par la cartographie des processus

Connaissez-vous chaque étape que chaque membre de votre équipe prend pour produire un produit ou un service? Ne soyez pas gêné si vous ne le faites pas. Jusqu'à récemment, je n'avais pas non plus une image complète.

Mon réseau de diffusion a passé le mois dernier à documenter ce que fait l'entreprise, qui est responsable de quels aspects, quand et où différentes étapes ont lieu et comment nous déterminons quoi que ce soit. que nous faisons est terminé avec succès.

La cartographie des processus est la préparation de directives et d'instructions écrites détaillées pour les employés qui leur permettent d'agir dans plusieurs rôles au sein de votre entreprise. Par exemple, si vous travaillez dans le développement Web, vous pouvez vous référer à la carte de processus qui montre ce qu'une personne du service marketing fait pour publier des annonces sur votre site.

Cela facilite beaucoup le travail à domicile. Les cartes de processus sont partagées dans le cloud pour que tous y accèdent. Les informaticiens de mon réseau de diffusion ont mis au point une amorce vidéo de mappage de processus. Appuyez ou cliquez ici pour un aperçu de deux minutes de ce que c'est et de son fonctionnement.

Pour une certification plus formelle, consultez cette ressource de mappage de processus de Business Enterprise Mapping.

Google et Microsoft proposent des outils de travail à distance gratuits

Le travail à distance se fait mieux lorsque l'équipe travaille de manière cohérente dans le nuage. Google Suite G est une version d'abonnement professionnel de Google Drive qui comprend des logiciels de productivité populaires tels que Google Docs, Sheets et Slides.

Les comptes d'utilisateurs sont sécurisés et les administrateurs peuvent configurer des fonctionnalités telles que 2FA pour protéger les documents et données essentiels. Google a récemment annulé sa conférence annuelle d'E / S en raison de problèmes de virus et a commencé à offrir aux clients G Suite et G Suite pour l'éducation un accès gratuit à leur service de vidéoconférence Hangouts Meet.

Les entreprises et les écoles du monde entier peuvent héberger des réunions à distance plus importantes. et diffuser en direct avec jusqu'à 100 000 téléspectateurs dans un domaine. Ces fonctionnalités ne sont généralement disponibles que dans l'édition Enterprise, mais seront gratuites jusqu'au 1er juillet.

Le principal concurrent de Google dans cet espace est Office 365 de Microsoft qui comprend des programmes Office populaires tels que Word et Excel. Le service de Microsoft propose également un accès à distance, des téléconférences et une collaboration de documents en direct.

Microsoft Teams, le nouveau nom des abonnements Skype d'entreprise, vous donne accès à des appels de groupe plus importants ainsi qu'à la collaboration de documents en direct. L'entreprise offre une mise à niveau aux entreprises et autres partenaires avec des employés travaillant à distance.

L'application gratuite Teams a des limites sur le stockage de fichiers et la possibilité d'enregistrer des réunions, mais à partir du 10 mars, Microsoft lèvera ces restrictions grâce à un essai gratuit de six mois de la version premium de l'application.

Appuyez ou cliquez ici pour en savoir plus sur le travail gratuit à partir des outils domestiques offerts par Google et Microsoft. Vous trouverez également des instructions pour demander les services et les configurer.

Autres outils de collaboration

Si Google et les outils commerciaux de Microsoft semblent être surchargés, Zoom est l'une des applications de réunion virtuelle les plus populaires sur le Web et inclut réunions vidéo, chat et partage d'écran. Il a également l'avantage supplémentaire de la visioconférence à écran partagé afin que vous puissiez voir tout le monde à la fois, un peu comme une réunion en personne.

Le forfait de base de Zoom est gratuit et peut accueillir jusqu'à 100 utilisateurs, tandis que le forfait Pro coûte 15 $ par mois par hôte et vous permet d'accéder aux réunions de groupe en mode écran partagé.

Un avantage secondaire formidable de l'utilisation de Zoom est sa fonction qui utilise le flou pour rendre votre visage digne d'Instagram. Appelé «Retouchez mon apparence», vous trouverez les étapes pour l'utiliser ici . Vous êtes les bienvenus.

Slack est une application de discussion polyvalente qui aide les employés à rester en contact les uns avec les autres, mais contrairement au courrier électronique, vous êtes limité au réseau des employés uniquement. Cela permet de garder les conversations privées, cryptées et sécurisées.

Slack propose une version gratuite sans fioritures, idéale pour une utilisation légère parmi les petites équipes. Pour plus de stockage et de fonctionnalités, vous pouvez passer à la version standard pour 6,67 $ par utilisateur et par mois.

Préparez-vous au succès

À ce stade de votre carrière, vous savez probablement ce qui fait votre meilleur environnement de travail personnel. J'ai besoin d'un bureau dédié où je ne tomberai pas dans des tentations banales comme sortir les poubelles.

Puisque vous travaillez en ligne, vous aurez besoin d'une connexion Wi-Fi puissante. Si vous pouvez vous connecter à Ethernet, c'est mieux. Le service informatique de votre entreprise configurera l'accès à distance et la sécurité. C'est à vous de faire le travail réel.

Facebook, Twitter, Instagram et de nombreuses autres applications ont tendance à vous interrompre avec des notifications aléatoires. Le mode Focus de Google peut vous aider à mettre de côté des applications addictives pendant que vous vous attaquez aux tâches importantes immédiates. Appuyez ou cliquez ici pour savoir comment le configurer sur votre appareil Android.

J'ai une liste de sept autres applications pour vous aider à améliorer votre productivité pendant que vous travaillez à domicile. Par exemple, Harvest est une application qui suivra votre temps. RescueTime suit votre productivité sur des sites et des tâches spécifiques pour vous donner un score de productivité quotidien.

Spark sera votre meilleur ami lorsqu'il commencera à organiser votre e-mail. Il comprend lesquels de vos e-mails sont les plus importants et les place en haut de votre liste. Appuyez ou cliquez ici pour des outils pour améliorer votre performance au travail.

Il est également utile de respecter votre routine de travail habituelle, y compris se lever tôt, se doucher et, oui, s'habiller de ses pyjamas. Réglez une alarme sur votre téléphone ou votre montre pour vous lever et vous déplacer au moins une fois par heure. Être assis trop longtemps devant un écran est mauvais pour votre santé et votre santé mentale.

Ce n'est pas parce que vous êtes à la maison que vous pouvez vous détendre. Même une courte course en milieu de journée peut réduire votre productivité.

Qu'en est-il des enfants?

Réfléchissez à la manière dont vous pourriez créer un environnement scolaire sans distraction pour que les enfants étudient et terminent leur travail. Tout comme une salle de classe possède différentes zones d'apprentissage, des zones de devoirs, de lecture et de divertissement.

Vous aurez certainement besoin de définir des règles de base numériques pour la journée. J'ai offert un contrat technique gratuit pour les enfants sur mon site pendant des années. Il vous guidera vers une conversation ouverte sur comment et quand les applications, les sites et la technologie peuvent être utilisés. Appuyez ou cliquez ici pour télécharger votre copie gratuite de mon contrat technologique pour les enfants.

Soit dit en passant, vous avez ma permission de reproduire, partager et distribuer mon contrat de sécurité technique afin que nous puissions tous protéger nos enfants.

Puisque le programme scolaire sera en ligne, votre élève aura besoin d'une connexion Internet décente avec un ordinateur, un ordinateur portable ou une tablette pour accéder au matériel et terminer le travail. Vous souhaiterez limiter le temps consacré aux applications, aux jeux et aux sites Web, tout en empêchant l'accès aux médias sociaux pendant les «heures de classe».

Le contrôle parental aide. Sur mon site, nous avons votre dos. Voici comment configurer le contrôle parental sur vos appareils:

Assurez-vous de connaître les identifiants de connexion de votre élève et faites un petit surf sur l'épaule pour garder un œil sur leurs progrès.

Quelles questions sur le style de vie numérique avez-vous? Appelez l'émission de radio nationale de Kim et appuyez ou cliquez ici pour la trouver sur votre station de radio locale . Vous pouvez écouter ou regarder The Kim Komando Show sur votre téléphone, tablette, télévision ou ordinateur. Ou appuyez ou cliquez ici pour les podcasts gratuits de Kim.

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